Office®書類での入稿
DTP向けではない書類作成ソフトであるOfficeアプリケーションで、作成されたデータを印刷出力を行う場合に必要な注意事項をまとめてみました。
一般的な注意事項の他、各アプリケーション（Word[ワード]、Excel[エクセル]、PowerPoint[パワーポイント]）ごとの個別の注意事項を分けて解説してさせていただきます。
一般的な注意事項
Officeで作成した原稿データに対する一般的な注意事項です。
頂いた原稿が作成されたイメージ通りに出力されるために最低限ご確認抱く必要があります。
バージョンと環境の確認
原稿を作成いただいたOfficeのバージョン（2000 / 2003 / 2010など）とOS環境（Windows XP / Vista / 7 / 8 / 8.1やMacOS X 10.6 / 10.7 / 10.8 / 10.9など）を入稿時に必ずお伝えください。
お伝えいただけない場合、レイアウト崩れ、色や線の表現がお客様の手元の画面と異る不具合等が発生する場合がございます。
一般的に上位互換があると思われていますが、作成時のOfficeと同じバージョンのアプリケーションを使用しなければ書類の再現性は低下します。
また、下位バージョンの書類を、一度上位バージョンで開き、修正した場合は注意が必要です。下位互換のファイルとして保存しても、内部データが完全互換で無くなる恐れがあります。書類の作成時は同じバージョンのOfficeをお使い続けて完成させてください。
外字の利用について
利用している文字に外字をご利用の場合は要注意です。
お客様の環境で表示されていても弊社の環境では同じ文字コードに外字が割り当てられているとは限りませんし、また、割り当てられていた場合に同じ字形の文字が割り当てられているわけではないからです。
Windows システムと Office アプリケーションで確認されている外字に関する情報
上記リンク先に外字領域の文字コード（Shift-JIS、Unicode）について詳しい記述があります。
透明効果・影の使用
シェイプや図形の透過性の設定を行うと期待した効果が得られない場合があります。
例ではシェイプの属性の設定の例ですが、この透過性の設定を0%（不透明）から下げると、画面上では半透明に表示されますが、実際に出力すると下図のようにディザパターンでの表現となってしまい、目的の効果を得ることができません。
原稿データ作成時に透過性の設定については上記のような出力結果になる場合がある事をご承知の上で作成をしていただきますようお願いいたします。
また、影の設定をされた場合も上記同様に期待した出力結果になりません。
パターンの利用について
パターンを利用している場合、画面上で確認できるようなパターンではなく、細かい模様となり網掛けと変わらない状態となります。ご使用には充分ご注意ください。
フォントグリフの違い
Windowsでは使用しているフォントがシステムによって異なるフォントセットを使っています。
Windows XP/2003 Serverが使用しているJIS90とVista以降で採用されたJIS2004との間では、一部の文字のグリフが旧字体と新字体が入れ替わっていたり、字形が異なっていたりするなどトラブルの元になっています。
Windows XP および Windows Server 2003 で JIS2004 対応フォントを使用する方法
上記のリンクに詳細な情報が掲示されていますが、特に以下のような例に遭遇する可能性が高いと言えます。データ入稿に当たってOSの種類およびサービスパックの適用バージョンに加えてどのフォントを使用したか、お伝えいただきますようお願いいたします。
字形の違いサンプル
旧字体と新字体が入れ替わっている場合が多く、フォントが正しく選択・設定されていないと出力結果と画面で見ている文字が異なる結果となってしまいます。
ヒラギノ系のフォントではNの付かないフォント（Pro/Std）がJIS90のグリフを、Nの付くフォント（ProN/StdN）がJIS2004のグリフとなっています。意図した混在でなければどちらかに統一しておくのがよいでしょう。
塗り足しについて
背景部分に全面もしくは紙巾や高さ全体に色がついていたり写真が貼ってあったりする場合は塗り足しをする必要があります。
Office系アプリケーションでは、実際に仕上がりのサイズから周囲に最低3mm以上の用紙サイズを設定して頂き、その用紙サイズ全面に貼り込むようにしてください。
ワードアートやシャドウの利用について
ワードアートやシャドウは画面上で見た効果のまま出力されません。原則使用をしないでデータ作成を行ってください。使用していた場合での出力内容については弊社では保証いたしませんのであらかじめご了承いただきます。
アプリケーション別の注意事項
Microsoft Officeの代表的なアプリケーションであるWord、Excel、PowerPointをお使いいただき、入稿データを作成される場合のそれぞれのアプリケーションに特有の注意していただく事項をお伝えいたします。
Wordでの入稿
論文などの作成に重宝するワードプロセッサであるWordですが、データ作成時に注意しないと思わぬ結果になる場合があります。特に上記の文字コードとグリフの違いが環境によって異なる事や、使用しているOSとアプリケーションのバージョンによって異なる環境・バージョンで出力すると改行位置やレイアウト崩れなどを起こす場合がありますのでご注意ください。
用紙サイズ
用紙サイズは「A5」「B5」など規定のサイズ以外をご利用の場合は、仕上がり寸法を必ずお伝えください。規定の用紙サイズと異なる用紙サイズでの出力依頼は予想されないレイアウト崩れが発生しますので、間違えないようご注意ください。
規定サイズ以外の際をご指定の場合は規定の用紙サイズ外を使用する事から出力する用紙裁断調整などの別途費用が発生しますのでご注意ください。
用紙境界での切れの発生
仕上がりサイズギリギリにおかれた文字、特にヘッダやフッタなどの文字が切れてしまう場合があります。また用紙サイズ一杯まで文字、画像や背景色がある場合は塗り足しをおこない、一回り大きい用紙サイズでデータを作成して頂く必要があります。
Excelでの入稿
Excelはページにきちんとシートの内容を収めるのが一番難しいアプリケーションです。
余白の調整の他、印刷プレビューで希望の出力結果が得られるかを確認していただき、必ず出力見本を添付して入稿頂きますようお願いいたします。
セル内の改行
セル内で改行するオプション「折り返して全体を表示する」にチェックが入っている場合、画面で改行されずに表示されていても、出力すると改行されてしまうことがあります。
セル幅ぎりぎりでデータが作成されている場合、出稿前に印刷プレビューで意図しない位置での改行が生じていないかどうかを確認してください。
PowerPointでの入稿
講演資料のスライドを作成する場合等でよく利用されるPowerPointですが、スライドは画面の比率であるヨコ４：タテ３になるため、用紙のタテヨコ比とは異なり、プレゼン時は意図したとおりに出るのですが、縦横比が変化するため、自動でレイアウト調整される事で印刷するとオリジナルのレイアウトが崩れてしまいます。そのほか、PowerPointで発生しやすいトラブルとその事前対策をお伝えします。
用紙サイズ
用紙サイズは「ファイル」メニュー→「ページ設定...」で表示されるダイアログで設定する必要がありますが、通常、PowerPointでは「画面にあわせる」に設定されています。
しかし、これはディスプレイのサイズおよび縦横比にフィットしますが、一般的な規格の紙に印刷しますとタテヨコ比が紙と異なるため、出力時に思わぬレイアウト崩れを生じる可能性が大きくなりますが、印刷用に紙の規格サイズを選択しても紙のサイズと異なる寸法になります。
用紙サイズにA4を指定してもスライドのサイズは実際のA4である29.7cm×21.0cmに設定されません。 正確な用紙サイズにするには用紙サイズから「ユーザー設定」を選択して正しいサイズ（29.7cm×21.0cm）に設定します。
上図のように目的用紙のサイズもしくは変倍して得られる用紙サイズを正しく入力することで、紙へ出力してもレイアウトの伸縮が原因となる崩れがないスライドを作成することができます。
強制的に用紙サイズを変更すると自動でレイアウト調整が行われてしまい、意図しないテキスト・図版などの配置変更が生じますので、まず新規作成を行ったら用紙サイズを設定するようにしましょう。